为加强服务中心档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》和《福建省档案条例》，结合实际，制定本规定。
一、归档范围
凡是在工作活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、照片、声像、电子文件、资料均属归档范围，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
结合实际，下列文件应当归档：
（一）上级文件
1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件；
2.上级机关印发的属于本单位主要业务的文件以及普发的、非本单位主要业务但需要贯彻执行的文件；
3.代上级机关草拟并被采用的文件；
4.上级机关针对本单位工作所作的重要指示或批示件。
（一）本单位文件
1.本单位党总支、办公会、专题会以及各类工作会议材料（包括会议纪要、会议记录、上会材料等）；
2.本单位开展党的建设、纪检监察、文明单位创建等工作中所形成的各类文件、声像资料；
3.本单位工、青、妇组织的各类会议、活动形成的文件、声像材料；
4.本单位印发的（包括转发及与有关单位联合颁发的）各种正式文件、简报、情况专报的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
5.本单位的请示与上级机关的批复文件、下属单位的请示与本单位的批复文件、各部室（单位）请示工作事项的呈批件；
6.本单位的工作计划、总结、报告；
7.本单位财务审计报表、凭证、账簿，以及其他统计报表和统计分析资料；基建项目文件资料；财产、物资、档案交接凭证、清册；所承担资产管理、膳食保障、物业管理、车辆服务等资料；
8.本单位检查下属单位工作、调查研究的重要文件；
9.各类来信、来访材料、领导的批示和本单位调查处理意见；
10.单位领导从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件；
11.本单位制订的工作制度、规定、流程等；
12.本单位的历史沿革、大事记，反映本单位重要活动的声像材料，荣誉奖励证书等；
13.本单位干部任免、调配、培训、专业技术职务评定；职工录用、转正、定级、调资；干部职工退职、退休、奖惩、抚恤工作等；
14.本单位干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
15.本单位与有关单位签订的各种合同、协议书；
16.本单位外事活动的请示、报告，有参考价值的资料，工作来往文、函等；
（三）同级和非隶属单位文件
1.同级和非隶属单位印发的需要执行的规范性文件；
2.有关业务单位对本单位工作检查的重要文件；
3.同级和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。
（四）下级文件
下属单位报送的重要工作计划、请示、报告、总结、典型材料、统计报表等。
二、归档文件整理
（一）各种会议记录、呈批件、来电来访登记表等，由主办部室及时移交综合办公室归档；
（二）机要文件、外单位来文，及本单位印发的正式文件、情况专报、修缮工程相关材料等由综合办公室负责整理归档；
（三）财务报表、凭证、账簿等财务相关材料由财务部负责整理归档并定期移交综合办公室归档；
（四）资产租赁合同等资产运营材料、办公区物业考评等相关材料由资产物业管理部负责收集整理并每年移交综合办公室归档；
（五）食材询价、设备采购、满意度测评、综合考评等膳食管理材料由机关食堂管理部负责收集整理并每年移交综合办公室归档；
（六）党的建设、精神文明等材料由相关归口管理部门收集整理并每年移交综合办公室归档；
（七）人事档案由党建人事部负责收集、整理、归档。
三、归档方式
（一）主要以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
（二）档案主要采用“年度—保管期限”分类法。
四、档案借阅
（一）本单位工作人员因工作需要借阅档案的，须办理借阅登记手续。
（二）外单位工作人员来借阅本单位档案、资料时，须持有单位介绍信，经中心主任批准后，方能借阅或复印。
（三）借出的档案、资料应按期归还，借出时间一般不得超过7天（人事档案不超过三天）。如需延期，必须提出书面申请，并经综合办公室分管领导同意。
（四）归还档案时，档案管理人员应当面清点，及时归档。
五、保密管理
（一）严守国家秘密，认真履行核对、签字、登记、销毁手续，不私自摘抄、复印、传播密级档案内容；工作中形成的废纸，必须销毁。
（二）需要销毁的档案，按规定造册，经分管领导批准后，由两人以上监销。
（三）涉密档案应存放在有保密设施的保密柜，档案室每年开展一次保密工作检查。
六、档案库房管理
（一）设专用库房，并由专人负责管理；除领导批准外，非工作人员不得进入档案库。
（二）库房应配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光设备。
（三）库房内安置温湿度计，温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60%之间。
（四）保持库房清洁，不得堆放与档案无关的物品。
（五）每年定期对归档文件进行清点，检查账、卡、物是否相符。
（六）每天下班前，应关闭库房门窗、切断水、电源，确保档案安全。
七、本规定由综合办公室负责解释，自印发之日起执行。